jueves, 26 de agosto de 2010

REGLAS DE ORO PARA UNA SECRETARIA COMPETENTE

- Proyecte siempre su mejor imagen, vístase adecuadamente. El uniforme debe estar impecable, cuide el largo de la falda y los pantalones no deben estar excesivamente ajustados; use zapatos cerrados, no sandalias; retoque su peinado y maquillaje, el cual debe ser discreto. Lleve las uñas limpias y arregladas. Recuerde, lo que usted proyecte fortalecerá una imagen positiva para la empresa.
- Actúe con calma ante cualquier situación complicada que se presente, anteponiendo siempre su balance emocional.
- Sea organizada al llevar la agenda de su jefe, recuérdele con anticipación sus citas y compromisos. Mantenga en orden los archivos y su escritorio.
- Aprenda a escuchar, callar y hablar; sea oportuna, tenga sentido común.
- Cuando conteste el teléfono, tenga siempre buen trato. No refleje sus problemas personales o de la oficina. El sonido de su voz proyecta su personalidad y, por ende, la imagen de su empresa. El tono de su voz siempre será amable, pero sin mostrar familiaridad.
- Trate de realizar su trabajo sin necesidad de una constante supervisión, tenga iniciativa, cualidad altamente apreciada.
- Siempre surgirán llamadas o visitas inoportunas. ¡Ojo! Si bien es cierto que su deber es proteger a su jefe, no menos cierto es que usted no lo debe de hacer inaccesible. No lo aísle, infórmele. Él le dirá qué hacer, no lo determine usted.
- Cuide su lenguaje corporal, pues este lenguaje silente es más elocuente que las palabras; por eso, mantenga una buena postura, una expresión facial agradable, y préstele atención a sus gestos y movimientos.
- Al recibir visitas sonría, muestre el placer que representa el que estén allí, trátelas con amabilidad. Si han de esperar, infórmelo y ofrézcales una revista, periódico, un café, etcétera.
- Trate a todos de usted, anteponiendo la palabra “señor” o “señora” al apellido, incluyendo a su jefe, ejecutivos, empleados, visitantes, etcétera.
- En su área de trabajo, no coma, beba, fume o mastique chicle; no se quite los zapatos, no mueva las piernas constantemente mientras está sentada, no se estire ni bostece abiertamente, no se ría a carcajadas, no se peine ni se maquille, no se coma las uñas ni se las pinte sobre su escritorio.

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